Evenemangsrådgivning för ideella föreningar

På rent ideéll grund har jag öppnat denna sida för föreningar som saknar kommersiell erfarenhet och därmed kan ha svårt att utvärdera de villkor de erbjuds av kommersiella leverantörer, exempelvis researrangörer, hotell och restauranger.

Ofta är det brist på erfarenhet och kunskap om hur marknaden fungerar som gör att föreningar accepterar villkor som ingen professionell beställare skulle överväga. Ibland begär man inte in offerter från flera leverantörer, ibland underskattar man den egna föreningens styrka som kund.

Grunderna för en framgångsrik upphandling av de tjänster man behöver för ett evenemang är:

• En detaljerad tidsplan för evenemanget, en realistisk uppfattning om vilken omfattning det kommer att få och en realistisk uppfattning om vilken nivå man bör lägga det på för att nå de förväntade resultaten utan att överskrida föreningens resurser.
   

• En detaljerad ansvarsfördelning, en detaljerad plan för förberedelserna och en detaljerad plan för genomförandet, inklusive en plan för hantering av oförutsedda händelser.

När ovanstående föreligger kan man specificera de tjänster som skall upphandlas - platsen för evenemanget, lokalernas minsta kapacitet, de hjälpmedel som kommer att behövas, de måltider som kommer att behöva serveras, de hotellrum som kan behöva beställas.

Logistiken är den del som ofta ägnas otillräcklig uppmärksamhet. Först när den har detaljplanerats finns de nödvändiga förutsättningarna för improvisationer.