Introduktion Att ha en projektplan är väsentligt för att kunna se hur projektet ligger till. Planen kan ses som en vägkarta där man kan avläsa vilken väg man färdas efter och hur långt man kommit på den vägen. I teorin vill man genomföra ett projekt enligt den plan man lagt. Det är sällan så att detta låter sig göras i praktiken. I det verkliga livet så sker en mängd händelser som får liten eller stor påverkan på projektet. Vad behöver planeras? Det mesta i ett projekt behöver planeras. Själva ordet projekt betyder plan. Man ska naturligtvis inte gå alltför långt i sin detaljplanering. Att tillbringa mer tid till planering än genomförande är inte speciellt tidseffektivt. Men, utan en plan så finns inget att styra efter eller att följa upp. Du har inte så mycket till projekt om du inte kan svara på dessa enkla frågor:
- Vad ska ditt projekt åstadkomma?
- Vem ska använda projektets resultat, dvs vem är kunden?
- När ska det vara klart?
- Vad kommer det att kosta?
- Vilka deltar i projektet? Vet de vad de ska göra?
- Kommer ni att klara åtagandet?
En eller flera av dessa frågor kommer att ställas av din kund, din chef eller dina projektmedlemmar. Du måste kunna svara på dem. Planens innehåll Med utgångspunkt från frågorna ovan så får man en hyfsad bild över vad planen ska innehålla. Planen ska dokumenteras. Det kan ske i ett enda dokument eller i flera. Du vill exempelvis inte alltid avslöja projektets budget till kunden. Däremot vill din chef säkert ha inflytande och inblick i budgeten. En “innehållsförteckning” kan se ut på detta vis:
- Syfte och mål
- Krav
- Kund och användargrupp
- Tidsplan
- Budget
- Organisation och deltagare
- Kompetens
- Aktiviteter
- Risker och möjligheter
- Leveranser
- Mötesformer och rapportering
Tillvägagångssätt (Senare kommer beskrivningar av hur planering kan gå till) |
