|
Innan du tar projektledarjobbet Att leda projekt är ledarskapets gräddfil. Kreativitet, idéer, snabba resultat, action. Projekt är ofta kul och det är lätt att tacka ja. Du blir smickrad av att bli tillfrågad om att ta dig an projektledarrollen. Tänk efter före du tar jobbet som projektledare. Hoppa inte in hals över huvud i något du inte är förberedd på och införstådd med. Det gagnar varken dig, din projektgrupp eller beställaren. Ställ dig själv några enkla frågor:
- Varför tar du jobbet?
- Varför vill man ha just dig som projektledare?
- Vad kan du som projektledare bidra med?
- Vad kan du som projektledare ställa för krav?
Nedan listas saker som du bör veta och förstå innan du accepterar rollen och det ansvar som vilar på en projektledare.
- Du har fått grundläggande projektledarutbildning/erfarenhet. En god teoretisk grund är bra att stå på när man ska bygga sin praktiska erfarenhet. Det finns ett ökande utbud av kurser i projektledning och projektarbete - många av dem är bra. Gå gärna en introduktionskurs först så slipper du kanske göra några av de vanligaste misstagen. Läs böcker och tidsskrifter om projektledning, projektmetodik, förhandlingsteknik, ekonomi, gruppdynamik, kreativitet och annat som är relaterat till arbete i projektform. Med ett gott omdöme och helhetskänsla så klarar du dig långt.
- En tydlig definition av uppdraget (åtagandet) finns. Normalt finns detta dokumenterat i ett ett affärskontrakt och/eller uppdragsbeskrivning.
- Ett ännu ej undertecknat projektkontrakt finns mellan dig och din uppdragsgivare (projektägaren), som reglerar ömsesidiga förväntningar. Projektkontraktet innehåller bland annat beskrivning av åtaganden, resurser samt begränsningar i tid och kostnad. Projektspecifikationen kan fungera som projektkontrakt och resurskontrakt.
- Du har gått igenom och diskuterat ditt blivande projekts förutsättningar med någon annan erfaren projektledare. Tala gärna med människor som har arbetat i olika projekt. De har alltid någon bra erfarenhet att dela med sig av.
- Du har gjort en kontraktsgenomgång vid offert/avtal, dvs en formell granskning av den/de affärsdokument som ligger till grund för projektstart.
Du och projektägaren skriver på projektkontraktet. Från och med nu är du Projektledare! Innan du dra igång projektet [Ur tidningen Chef, nr 11 år 1999 sid 73]
- Planera, planera, planera
Alltför många projekt blir vimsiga för att man inte orkat planera. Mellan 15 och 30 procent av projekttiden bör ägnas åt planering. - Drunkna inte i detaljer
En risk i planeringen är att hamna i detaljer. Man ska ju vara så noggrann. Men plockande med detaljer gör att man inte ser helheten och inte kommer igång med projektet. - Begär svar på dina frågor
Ge dig inte, fråga igen om det behövs. Acceptera inte svar som “ja, det här är inget problem, det ordnar sig nog ska du se”, när du diskuterar direktiv eller frågar dina chefer om projektet. - Kräv den tid ni behöver
Det kan finnnas en otålighet dels inför starten men också under projektets gång. Därför är det viktigt att du gör klart att det behövs tid för planering om resultatet ska bli bra. Det sker bäst genom att hålla kommunikationen levande från start till mål. Kör inte igång för tidigt, det kan skapa osäkerhet kring projektet. - Bli inte slav under projektmodellen
En projektmodell är ett stöd, en sorts karta, som leder processen rätt. Konsten att anpassa modellen till projektet så att inte projektgruppen byråkratiserar arbetet för mycket. Var flexibel.
Projektledarens tio budord [Engelskt original av Sven Jungmar]
- Se till att saker blir gjorda!
Diskussioner och planering är bara en början - och en bra start om du klarar att analysera problemet. Men det viktigaste är utförandet och att rätt saker blir gjorda. Lämna inte problemet för att “mogna”. Ta beslut eller se till att andra tar dem. Följ upp problemen. - Löften måste hållas!
Åtaganden och tidplan är löften som måste hållas, såvida inte ändringar har överenskommits mellan berörda parter. - Definiera målet!
Vad är syftet med detta möte? Varför är denna aktivitet nödvändig? Och så vidare. Analysera målet och koncentrera resurser på de rätta sakerna. Lönsamhet kommer vanligtvis först. Du måste också definiera de gränser som gäller. - Definiera ansvar!
Definiera vem som är ansvarig för vad. Om inget uttalat ansvar finns, så är det risk att saker “faller mellan stolarna”. I sådana situationer, kräv ett tydliggörande av vem som har ansvaret. - Optimera kostnader!
Du kan alltid räkna med hjälp om du behöver öka kostnaderna, men besparingar är är betydligt mindre populära. Använd både konventionella och okonventionella metoder. Ju tidigare du kan påverka kostnaderna, desto enklare blir det att införa nödvändiga åtgärder. - Ta betalt av kunden!
Fakturera resultat. Ta betalt för tillägg och ändringar. Ge inte bort någonting bara för att du vill vara “snäll”. De flesta kunder uppskattar och respekterar professionella kostnadsbedömningar. - Informera!
Informera alla berörda parter om nuvarande situation och framtida planer. Genom att informera andra så gör du dem ansvarstagande och motiverade. Dessutom så måste alla projektmedlemmar följa samma generella regler för att kunna undvika kostsamma missförstånd och diskussioner. - Ge snabba svar!
Problem löses sällan av sig själva. Försök ta tag i dem så tidigt som möjligt. När någon begär information eller ställer en fråga till dig, svara dem genast. Det betyder att du stödjer projektet samtidigt som du agerar förebild. - Prioritera och omplanera!
Att följa en utdaterad plan är demoraliserande. Människor som försöker att hinna ifatt med ett antal försenade aktiviteter producerar dåliga resultat. Som projektledare måste du veta hur du ska prioritera och omplanera. - Var beredd på konflikter
Konflikter är oundvikliga i situationer som involverar människor och förändringar. Att effektivt hantera konflikter är ett instrument för att nå målen. Använd tekniker för konflikthantering: förhandla när motstridiga intressen finns, stöd samarbete när talanger och förmågor kompletterar varandra, framhåll sakfrågan när viktiga principer står på spel och slutligen, lägg konflikter åt sidan om det är nödvändigt för att nå projektmålen.
|
|
